Zeiterfassung nachträglich korrigieren: So gehts

Zeiterfassung nachträglich korrigieren: So gehts

Fehler passieren: Ein vergessener Stempelvorgang, eine falsche Buchung oder technische Probleme können zu fehlerhaften Zeiterfassungsdaten führen. Ein strukturierter Korrekturprozess stellt sicher, dass die Daten korrekt sind, ohne die Nachvollziehbarkeit zu gefährden.

Das Wichtigste in Kürze

• Nachträgliche Korrekturen sind normal und erlaubt
• Ein Genehmigungsworkflow sorgt für Kontrolle
• Alle Änderungen müssen protokolliert werden
• Zeitnahe Korrekturen sind leichter nachvollziehbar
• Systematische Fehler sollten analysiert und vermieden werden

Gründe für Korrekturen

Typische Fehlerquellen

Vergessenes Stempeln:

• Arbeitsbeginn nicht erfasst
• Arbeitsende nicht gebucht
• Pausenbuchung vergessen

Falsche Buchungen:

• Kommen statt Gehen gestempelt
• Falsches Projekt gewählt
• Falsche Uhrzeit eingegeben

Technische Probleme:

• Terminal war defekt
• App-Absturz beim Stempeln
• Synchronisationsfehler

Nachträgliche Erkenntnisse:

• Dienstreise wurde nicht berücksichtigt
• Überstunden waren angeordnet
• Krankheit führte zu früherem Arbeitsende

Wann sind Korrekturen legitim?

Legitime Korrekturergründe:

• Nachweisbare Fehler in der Erfassung
• Technische Störungen des Systems
• Vom Arbeitgeber veranlasste Änderungen der Arbeitszeit
• Dokumentation nachträglich bekannt gewordener Abwesenheiten

Nicht legitim:

• Nachträgliche Aufbesserung der Arbeitszeit
• Verschleierung von Fehlzeiten
• Manipulation zugunsten von Überstunden

Der Korrekturprozess

Schritt 1: Fehler erkennen

Fehler werden erkannt durch:

• Mitarbeiter prüft eigene Zeiten
• System meldet unvollständige Buchungen
• Vorgesetzter bemerkt Auffälligkeiten
• Plausibilitätsprüfung bei Abschluss

Schritt 2: Korrektur beantragen

Der Mitarbeiter stellt einen Antrag:

• Welche Buchung ist falsch?
• Was ist der korrekte Wert?
• Warum ist die Korrektur nötig?
• Gibt es Nachweise?

Schritt 3: Prüfung und Genehmigung

Der Vorgesetzte oder HR prüft:

• Ist die Begründung plausibel?
• Gibt es Zeugen oder Nachweise?
• Passt die Korrektur zum Kontext?
• Liegt ein Muster vor?

Schritt 4: Umsetzung

Nach Genehmigung wird die Korrektur eingetragen:

• Originalbuchung bleibt erhalten (gekennzeichnet)
• Neue korrekte Buchung wird erstellt
• Änderung wird protokolliert
• Mitarbeiter erhält Bestätigung

Schritt 5: Dokumentation

Die Korrektur wird dokumentiert:

• Wer hat beantragt?
• Wer hat genehmigt?
• Was wurde geändert?
• Wann erfolgte die Änderung?

Technische Umsetzung

Korrekturanfrage im System

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten:

• Korrekturformular im Mitarbeiterportal
• Auswahl der zu ändernden Buchung
• Eingabe des korrekten Wertes
• Begründungsfeld (Pflichtfeld)
• Anhangmöglichkeit für Nachweise

Genehmigungsworkflow

Der Workflow kann mehrstufig sein:

Audit Trail

Jede Änderung wird protokolliert:

Original: 2026-01-15 | Kommen | 08:32
Korrektur: 2026-01-15 | Kommen | 08:00
Grund: Terminal defekt, Büro nachweislich um 8:00 betreten
Beantragt: Mitarbeiter X | 2026-01-16 09:15
Genehmigt: Vorgesetzter Y | 2026-01-16 11:30

Fristen für Korrekturen

Zeitnahe Korrektur empfohlen

Je zeitnaher die Korrektur, desto besser:

• Gleicher Tag: Einfach nachvollziehbar
• Gleiche Woche: Noch gut rekonstruierbar
• Gleicher Monat: Aufwändiger, aber möglich
• Nach Monatsabschluss: Nur mit besonderer Begründung

Verjährung und Fristen

Rechtliche Aspekte:

• Lohnansprüche verjähren nach 3 Jahren
• Betriebsinterne Fristen können kürzer sein
• Nach Lohnabrechnung sind Korrekturen komplizierter
• Überstunden können verfallen

Regelung in Betriebsvereinbarung

Sinnvolle Regelungen:

• Frist für Korrekturanträge (z.B. 2 Wochen)
• Vereinfachtes Verfahren für kleine Änderungen
• Nachweispflichten bei größeren Korrekturen
• Eskalationswege bei Ablehnung

Korrekturen ohne Genehmigung

Selbstkorrektur durch Mitarbeiter

In manchen Systemen können Mitarbeiter kleine Korrekturen selbst vornehmen:

Vorteile:

• Schnell und unbürokratisch
• Entlastet Vorgesetzte
• Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Risiken:

• Missbrauchspotenzial
• Weniger Kontrolle
• Muss protokolliert werden

Grenzen der Selbstkorrektur

Typische Einschränkungen:

• Maximal 30 Minuten pro Tag
• Nur innerhalb einer Woche
• Nicht für komplette fehlende Tage
• Tägliches Limit für Korrekturen

Häufige Korrekturszenarien

Vergessenes Einstempeln

Situation: Mitarbeiter war um 8:00 Uhr da, hat aber erst um 10:00 Uhr gestempelt.

Lösung:

1. Korrekturantrag mit Begründung
2. Ggf. Bestätigung durch Kollegen
3. Genehmigung und Nachtrag

Falscher Buchungstyp

Situation: Versehentlich „Gehen" statt „Kommen" gestempelt.

Lösung:

1. Falsche Buchung wird storniert
2. Korrekte Buchung wird erstellt
3. Meist unkomplizierte Genehmigung

Nachträgliche Dienstreise

Situation: Dienstreise wurde nicht als Arbeitszeit erfasst.

Lösung:

1. Korrektur mit Reisenachweis
2. Prüfung der Dienstreise-Arbeitszeit
3. Nachtrag der entsprechenden Zeiten

Technischer Ausfall

Situation: System war ausgefallen, mehrere Tage nicht gestempelt.

Lösung:

1. IT bestätigt Ausfall
2. Sammelkorrektur für betroffene Mitarbeiter
3. Dokumentation des technischen Problems

Prävention von Fehlern

Technische Maßnahmen

• Erinnerungen bei fehlendem Stempeln
• Plausibilitätsprüfung in Echtzeit
• Offline-Fähigkeit bei Verbindungsproblemen
• Mehrere Erfassungsmethoden anbieten

Organisatorische Maßnahmen

• Klare Schulung aller Mitarbeiter
• Regelmäßige Überprüfung der eigenen Zeiten
• Schnelle Reaktion auf Fehlermeldungen
• Kultur der zeitnahen Korrektur

Prozessoptimierung

Wiederkehrende Fehler analysieren:

• Welche Fehler treten häufig auf?
• Gibt es Muster (Abteilungen, Zeiten)?
• Können Prozesse vereinfacht werden?
• Ist das System nutzerfreundlich genug?

Häufige Fragen

Fazit

Nachträgliche Korrekturen in der Zeiterfassung sind normal und notwendig. Ein guter Korrekturprozess balanciert Kontrolle und Praktikabilität: Er verhindert Missbrauch, ohne Mitarbeiter mit Bürokratie zu belasten. Entscheidend sind zeitnahe Korrekturen, vollständige Protokollierung und klare Regeln, die allen bekannt sind.