GPS-Tracking zur Zeiterfassung: Ist das erlaubt?
GPS-Tracking kann die Arbeitszeit im Außendienst dokumentieren. Aber die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind hoch. Was ist erlaubt, was nicht?
Das Wichtigste in Kürze
- GPS-Tracking ist grundsätzlich möglich, aber stark eingeschränkt
- Nur für dienstliche Zwecke, nicht zur Überwachung
- Einwilligung oder Betriebsvereinbarung erforderlich
- Verhältnismäßigkeit muss gewahrt sein
- Tracking außerhalb der Arbeitszeit verboten
Rechtlicher Hinweis
Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Rechtliche Grundlagen
DSGVO und BDSG
GPS-Daten sind personenbezogene Daten:
| Rechtsgrundlage | Regelung |
|---|---|
| Art. 6 DSGVO | Rechtmäßigkeit der Verarbeitung |
| Art. 9 DSGVO | Besondere Kategorien (ggf.) |
| § 26 BDSG | Beschäftigtendatenschutz |
Erlaubnistatbestände
GPS-Tracking kann erlaubt sein durch:
- Erforderlichkeit für Arbeitsverhältnis (§ 26 BDSG)
- Einwilligung des Mitarbeiters
- Betriebsvereinbarung
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Betriebsrat
Wenn ein Betriebsrat existiert:
- GPS-Tracking ist mitbestimmungspflichtig
- § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
- Betriebsvereinbarung empfohlen
- Ohne BR: Einwilligung oder berechtigtes Interesse
Zeiterfassung ohne GPS
MyTimeTracker erfasst Arbeitszeiten einfach per App – ohne permanentes Tracking.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Wann ist GPS-Tracking erlaubt?
Legitime Zwecke
GPS-Tracking kann zulässig sein für:
| Zweck | Beispiel |
|---|---|
| Fuhrparkmanagement | Ortung von Firmenfahrzeugen |
| Routenoptimierung | Lieferdienste, Speditionen |
| Einsatzkoordination | Notfalldienste |
| Nachweis der Anwesenheit | Beim Kunden vor Ort |
| Diebstahlschutz | Hochwertige Fahrzeuge |
Nicht legitim
GPS-Tracking ist nicht erlaubt für:
- Permanente Überwachung der Mitarbeiter
- Kontrolle der Arbeitsleistung im Detail
- Tracking außerhalb der Arbeitszeit
- Heimliche Überwachung
- Verhaltens- und Leistungskontrolle
Verhältnismäßigkeit
Grundsatz
Das mildeste Mittel wählen:
- Ist GPS wirklich nötig?
- Gibt es mildere Mittel? – Manuelle Dokumentation
- Stempeln beim Kunden
- Foto vor Ort
- Wie lange werden Daten gespeichert?
- Wer hat Zugriff?
Alternativen zu permanentem Tracking
| Alternative | Beschreibung |
|---|---|
| Punktuelle Ortung | Nur bei Stempeln |
| Geofencing | Nur Eintreten/Verlassen |
| Manuelle Eingabe | Mit Bestätigung |
| Foto mit Metadaten | Nachweis ohne Tracking |
Datenschutzanforderungen
Transparenz
Mitarbeiter müssen informiert werden:
| Information | Pflicht |
|---|---|
| Welche Daten werden erhoben? | Ja |
| Zu welchem Zweck? | Ja |
| Wie lange werden sie gespeichert? | Ja |
| Wer hat Zugriff? | Ja |
| Betroffenenrechte | Ja |
Datenminimierung
Nur erforderliche Daten erheben:
- Keine permanente Aufzeichnung
- Keine Speicherung über das Notwendige hinaus
- Keine Verknüpfung mit anderen Daten
- Löschung nach Zweckerfüllung
Speicherbegrenzung
| Zweck | Empfohlene Speicherdauer |
|---|---|
| Zeiterfassung | Max. 2 Jahre |
| Routenoptimierung | Wenige Tage |
| Nachweis Kundenbesuch | Nach Abrechnung löschen |
Datenschutzkonform erfassen
MyTimeTracker ist DSGVO-konform – für sichere Zeiterfassung ohne Risiko.
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Einwilligung
Anforderungen an die Einwilligung
Eine Einwilligung muss sein:
- Freiwillig (kein Druck)
- Informiert (was passiert mit den Daten?)
- Bestimmt (welche Verarbeitung?)
- Schriftlich (empfohlen)
- Widerrufbar (jederzeit)
Problem Freiwilligkeit
Im Arbeitsverhältnis problematisch:
- Abhängigkeitsverhältnis
- Kann Freiwilligkeit ausschließen
- Betriebsvereinbarung oft besser
- Einwilligung allein reicht oft nicht
Betriebsvereinbarung
Empfohlener Weg
Eine Betriebsvereinbarung sollte regeln:
| Punkt | Inhalt |
|---|---|
| Zweck | Warum GPS-Tracking? |
| Umfang | Was wird erfasst? |
| Zeitraum | Nur während der Arbeitszeit |
| Zugriff | Wer darf Daten einsehen? |
| Speicherung | Wie lange? |
| Auswertung | Welche Analysen? |
| Rechte | Auskunft, Löschung |
Verbot von Verhaltenskontrolle
In der Betriebsvereinbarung festlegen:
- Keine Leistungsüberwachung
- Keine Bewegungsprofile
- Kein Vergleich unter Mitarbeitern
- Nur aggregierte Auswertungen
Dienstfahrzeuge
Firmenfahrzeuge
Bei Firmenfahrzeugen besonders:
| Situation | Tracking erlaubt? |
|---|---|
| Während der Arbeit | Mit Einschränkungen ja |
| Privatfahrten erlaubt | Tracking muss deaktivierbar sein |
| Rein dienstliche Nutzung | Eher ja, aber verhältnismäßig |
| Poolfahrzeuge | Ja, für Fuhrparkmanagement |
Privatfahrten
Wenn Privatfahrten erlaubt:
- Tracking muss abschaltbar sein
- Oder: Außerhalb Arbeitszeit automatisch aus
- Technische Lösung erforderlich
- Klare Regelung im Fahrzeugüberlassungsvertrag
Smartphones und Apps
Diensthandy
Bei Diensthandys mit GPS-App:
- Klare Regelung nötig
- Am besten nur bei aktivem Stempeln
- Kein Hintergrund-Tracking
- Deaktivierbar außerhalb der Arbeitszeit
Private Handys
Bei Nutzung privater Handys:
- Noch strengere Anforderungen
- BYOD-Richtlinie erforderlich
- App darf Privatsphäre nicht verletzen
- Besser: Stempeln ohne GPS
Häufige Fragen
Fazit
GPS-Tracking zur Zeiterfassung ist möglich, aber die datenschutzrechtlichen Hürden sind hoch. Es muss einen legitimen Zweck geben, verhältnismäßig sein und transparent gehandhabt werden. Permanente Überwachung ist verboten, Tracking außerhalb der Arbeitszeit ebenfalls. Die beste Grundlage ist eine Betriebsvereinbarung, die klare Regeln für den Umgang mit GPS-Daten schafft. Im Zweifel: Mildere Mittel wie punktuelle Ortung beim Stempeln statt Dauertracking.
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