Überstunden ansprechen: Das Mitarbeitergespräch
Wie Sie Arbeitszeit konstruktiv ansprechen – als Führungskraft und als Mitarbeiter.
Das Wichtigste in Kürze
- Arbeitszeit ist legitimes Gesprächsthema
- Daten aus Zeiterfassung als Basis nutzen
- Konstruktiv statt vorwurfsvoll
- Lösungen gemeinsam entwickeln
- Vereinbarungen dokumentieren
Warum Arbeitszeit thematisieren
Anlässe für das Gespräch
Wann Arbeitszeit Thema wird:
| Anlass | Beispiel |
|---|---|
| Regelmäßige Überstunden | Dauerhaft über Soll |
| Minusstunden | Arbeitszeitkonto im Minus |
| Work-Life-Balance | Mitarbeiter überlastet |
| Flexibilitätswunsch | Andere Arbeitszeiten |
| Leistungsproblem | Zusammenhang mit Arbeitszeit |
Aus Führungssicht
Warum ansprechen:
- Fürsorge – Gesundheit des Mitarbeiters
- Compliance – ArbZG-Grenzen einhalten
- Fairness – Innerhalb des Teams
- Kosten – Überstunden sind teuer
- Qualität – Erschöpfung mindert Leistung
- Erwartungen klären – Was ist gewünscht
Arbeitszeitdaten nutzen
MyTimeTracker liefert die Fakten fürs Gespräch.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Vorbereitung auf das Gespräch
Daten sammeln
Was als Basis dient:
| Quelle | Information |
|---|---|
| Zeiterfassung | Ist-Stunden, Überstunden |
| Arbeitszeitkonto | Saldo, Trend |
| Krankenstand | Zusammenhang mit Überlastung |
| Projekte | Wo geht die Zeit hin |
Fragen vorbereiten
Gesprächsleitfaden:
- Was zeigen die Daten? – Fakten, nicht Vermutungen
- Seit wann ist das so? – Entwicklung verstehen
- Mögliche Ursachen? – Arbeitslast, Effizienz, Privat
- Was ist das Ziel? – Was soll anders werden
- Welche Lösungen denkbar? – Optionen vorbereiten
- Was kann ich anbieten? – Spielraum kennen
Das Gespräch führen
Einstieg
Wie beginnen:
| Variante | Beispiel |
|---|---|
| Faktenbasiert | "Die Zeiterfassung zeigt..." |
| Fürsorglich | "Mir ist aufgefallen, dass..." |
| Offen | "Wie erleben Sie aktuell Ihre Arbeitszeit?" |
Gesprächsstruktur
Aufbau:
- Einstieg – Anlass und Ziel nennen
- Fakten – Daten aus Zeiterfassung
- Perspektive einholen – Wie sieht Mitarbeiter es?
- Ursachen verstehen – Warum ist es so?
- Lösungen entwickeln – Gemeinsam
- Vereinbarung – Was wird anders
- Nachverfolgung – Wann erneut besprechen
Transparente Daten
MyTimeTracker: Beide Seiten sehen dasselbe.
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Typische Szenarien
Dauerhaft Überstunden
Wie ansprechen:
| Phase | Vorgehen |
|---|---|
| Fakten | "Im letzten Quartal 150h über Soll" |
| Verstehen | "Was sind die Gründe?" |
| Auswirkung | "Wie geht es Ihnen damit?" |
| Lösung | "Was können wir ändern?" |
Minusstunden
Wie ansprechen:
- Fakten – "Aktuell 30h Minusstunden"
- Nachfragen – "Gibt es einen Grund?"
- Differenzieren – Arbeitslos wegen Auftragsmangel
- Private Gründe
- Effizienzproblem
- Lösung je nach Ursache – Aufgaben zuweisen, Unterstützung, etc.
- Vereinbarung – Wie werden Minusstunden abgebaut
Flexibilitätswunsch
Wenn Mitarbeiter fragt:
| Wunsch | Prüfen |
|---|---|
| Andere Arbeitszeiten | Betriebliche Machbarkeit |
| Homeoffice | Aufgaben geeignet? |
| Teilzeit | Rechtlicher Anspruch |
| Sabbatical | Regelung im Unternehmen |
Aus Mitarbeitersicht
Wie ansprechen
Als Mitarbeiter:
| Thema | Ansatz |
|---|---|
| Zu viele Überstunden | Fakten + Auswirkung + Wunsch |
| Flexibilität | Nutzen für beide Seiten |
| Work-Life-Balance | Konkrete Vorschläge |
| Ausgleich | Was bisher fehlt |
Vorbereitung
Was Sie als Mitarbeiter tun können:
- Eigene Zeiterfassung kennen – Fakten, nicht Gefühle
- Auswirkungen beschreiben – Gesundheit, Familie, Leistung
- Lösungsvorschläge – Was wünschen Sie konkret
- Kompromissbereitschaft – Was können Sie bieten
- Timing – Nicht zwischen Tür und Angel
Vereinbarungen treffen
Was festhalten
Ergebnisse dokumentieren:
| Element | Beispiel |
|---|---|
| Ist-Zustand | "Aktuell 10h/Woche über Soll" |
| Ziel | "Reduktion auf max. 2h" |
| Maßnahme | "Aufgabe X wird delegiert" |
| Zeitrahmen | "Innerhalb 2 Monaten" |
| Nachverfolgung | "Gespräch in 4 Wochen" |
Nachhalten
Was danach:
- Vereinbarung schriftlich – Beide haben Kopie
- Zeiterfassung beobachten – Ändert sich etwas?
- Folgetermin – Wie vereinbart
- Bei Nichterfolg – Eskalation besprechen
- Positive Entwicklung – Anerkennen
Häufige Fragen
Ja, als Führungskraft haben Sie eine Fürsorgepflicht und sind für die Einhaltung des ArbZG verantwortlich. Arbeitszeit ist ein legitimes Thema im Mitarbeitergespräch – solange Sie es konstruktiv und nicht kontrollierend führen.
Faktenbasiert und offen: 'Die Zeiterfassung zeigt X Minusstunden. Was ist der Grund?' Differenzieren Sie zwischen Auftragsmangel (Ihr Problem), privaten Gründen (ggf. Unterstützung bieten) und Arbeitsvermeidung (klare Erwartungen setzen).
Bleiben Sie sachlich und nutzen Sie Ihre Zeiterfassungsdaten als Beleg. Formulieren Sie, wie die Überstunden Sie belasten und was Sie sich wünschen. Wenn das Gespräch nichts bringt, können Sie den Betriebsrat oder HR einschalten.
Nein, Sie müssen keine Details offenlegen. Es reicht, wenn Sie sagen, dass es private Gründe gibt und wie Sie das Problem lösen wollen. Bei dauerhaften Problemen kann es aber helfen, die Führungskraft einzuweihen.
Vorbereiten: Was genau wünschen Sie, warum, welchen Nutzen hat das Unternehmen? Einen Termin vereinbaren, nicht zwischen Tür und Angel. Kompromissbereit sein. Bei Ablehnung: Gründe verstehen, Alternative suchen, ggf. später erneut ansprechen.
Fazit
Arbeitszeit ist ein wichtiges Thema für Mitarbeitergespräche – sei es wegen Überstunden, Minusstunden oder Flexibilitätswünschen. Eine gute Zeiterfassung liefert die Faktenbasis. Führen Sie das Gespräch konstruktiv: Verstehen vor Urteilen, gemeinsam Lösungen entwickeln, Vereinbarungen dokumentieren. Auch als Mitarbeiter können Sie Arbeitszeit proaktiv ansprechen – mit guter Vorbereitung und konkreten Vorschlägen.
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