Projektbezogene Zeiterfassung: Aufträge tracken
Die projektbezogene Zeiterfassung geht über die reine Arbeitszeitdokumentation hinaus. Sie ordnet geleistete Stunden konkreten Projekten, Aufträgen oder Kunden zu und ermöglicht so eine detaillierte Auswertung der Wirtschaftlichkeit.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektbezogene Erfassung ordnet Arbeitszeiten bestimmten Projekten zu
- Sie dient als Basis für Kundenabrechnung und Rentabilitätsanalyse
- Die Mitarbeiter erfassen neben der Zeit auch das jeweilige Projekt
- Moderne Systeme ermöglichen einfaches Wechseln zwischen Projekten
- Die Auswertung zeigt Ist-Kosten im Vergleich zum Budget
Grundlagen der Projektbezogenen Zeiterfassung
Was ist projektbezogene Zeiterfassung?
Bei der projektbezogenen Zeiterfassung wird jede Arbeitsstunde einem bestimmten Projekt, Auftrag oder Kostenträger zugeordnet. Die Erfassung erfolgt typischerweise über:
- Projektnummern oder -codes
- Kundenkennung
- Tätigkeitskategorien
- Leistungsarten
Unterschied zur allgemeinen Zeiterfassung
| Allgemeine Zeiterfassung | Projektbezogene Zeiterfassung |
|---|---|
| Erfasst Gesamtarbeitszeit | Erfasst Arbeitszeit pro Projekt |
| Für Lohnabrechnung | Für Projektcontrolling |
| Einhaltung Arbeitszeitgesetz | Zusätzlich Wirtschaftlichkeitsanalyse |
| Beginn/Ende des Arbeitstages | Beginn/Ende pro Projekt |
Wer braucht projektbezogene Zeiterfassung?
Besonders relevant ist die Projektzeiterfassung für:
- IT-Unternehmen und Agenturen
- Beratungsunternehmen
- Rechtsanwälte und Steuerberater
- Ingenieurbüros
- Handwerksbetriebe mit Auftragsarbeit
- Kreativagenturen
Erfassungsmethoden
Zeitbuchung auf Projekte
Die einfachste Methode: Bei Start einer Tätigkeit wird das Projekt ausgewählt.
Ablauf:
- Projekt aus Liste wählen
- Timer starten oder Zeiten manuell eingeben
- Bei Wechsel: Neues Projekt auswählen
- Am Ende: Alle Buchungen prüfen
Tätigkeitskategorien
Zusätzlich zur Projektzuordnung können Tätigkeitsarten erfasst werden:
- Konzeption/Planung
- Entwicklung/Umsetzung
- Meetings/Besprechungen
- Abstimmung mit Kunden
- Administration
- Qualitätssicherung
Diese Kategorisierung ermöglicht detailliertere Auswertungen.
Nachträgliche Zuordnung
Falls die Echtzeiterfassung nicht möglich ist:
- Zeiten zunächst allgemein erfassen
- Tägliche oder wöchentliche Nachbuchung auf Projekte
- Risiko: Ungenauigkeiten durch Erinnerungslücken
Projektzeiten einfach erfassen
Mit MyTimeTracker buchen Ihre Mitarbeiter Arbeitszeiten mit wenigen Klicks auf die richtigen Projekte.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Technische Umsetzung
Anforderungen an die Software
Eine gute Projektzeiterfassungssoftware sollte bieten:
- Einfache Projektauswahl (Favoriten, Suchfunktion)
- Timer für Echtzeit-Erfassung
- Manuelle Nachbuchung
- Mobile Erfassung
- Auswertungen und Reports
- Integration in Projektmanagement-Tools
Timer vs. manuelle Eingabe
| Timer | Manuelle Eingabe |
|---|---|
| Genauer | Flexibler |
| Echtzeiterfassung | Nachträgliche Erfassung |
| Weniger Aufwand täglich | Weniger Kontextwechsel |
| Vergessen des Stoppens möglich | Schätzungen möglich |
Integration mit anderen Systemen
Sinnvolle Integrationen:
- Projektmanagement (Jira, Asana, Trello)
- ERP-Systeme
- Buchhaltungssoftware
- Rechnungsstellung
- Lohnabrechnung
Auswertung und Controlling
Soll-Ist-Vergleich
Die Projektzeiterfassung ermöglicht:
- Vergleich gebuchter Stunden mit Projektbudget
- Frühwarnung bei Budgetüberschreitung
- Analyse von Abweichungsursachen
Rentabilitätsanalyse
Mit den erfassten Zeiten lässt sich berechnen:
- Tatsächliche Kosten pro Projekt
- Deckungsbeitrag
- Effektiver Stundensatz
- Wirtschaftlichkeit einzelner Kunden
Reports und Dashboards
Nützliche Auswertungen:
- Stundenverteilung nach Projekten
- Zeitaufwand nach Tätigkeitsarten
- Vergleich zwischen Mitarbeitern
- Trend über Zeit
- Projektcontrolling-Kennzahlen
Kundenabrechnung
Zeitnachweise für Kunden
Die projektbezogene Zeiterfassung liefert:
- Detaillierte Stundenaufstellungen
- Nachweise für abrechenbare Leistungen
- Grundlage für die Rechnungsstellung
- Transparenz für den Kunden
Abrechenbare vs. nicht-abrechenbare Zeiten
Wichtige Unterscheidung:
| Abrechenbar | Nicht abrechenbar |
|---|---|
| Direkte Projektarbeit | Interne Meetings |
| Kundenmeetings | Weiterbildung |
| Dokumentation | Akquise |
| Abstimmung mit Kunde | Administration |
Preiskalkulation
Die erfassten Zeiten helfen bei:
- Nachkalkulation abgeschlossener Projekte
- Vorkalkulation neuer Projekte
- Optimierung der Angebotserstellung
- Identifikation unwirtschaftlicher Projekte
Von der Zeiterfassung zur Rechnung
MyTimeTracker macht aus erfassten Projektzeiten übersichtliche Kundennachweise – bereit zur Abrechnung.
- Sofort einsatzbereit
- DSGVO-konform
- Keine Einrichtung nötig
Best Practices
Klare Projektstruktur
Für eine sinnvolle Auswertung:
- Einheitliche Projektnummern
- Hierarchie (Kunde → Projekt → Teilprojekt)
- Regelmäßige Bereinigung inaktiver Projekte
- Dokumentation der Strukturen
Mitarbeiter einbinden
Für Akzeptanz bei den Mitarbeitern:
- Nutzen erklären (Transparenz, faire Auslastung)
- Einfache Bedienung sicherstellen
- Feedback ernst nehmen
- Keine Überwachung signalisieren
Regelmäßige Kontrolle
Um Datenqualität zu sichern:
- Tägliche Prüfung auf Vollständigkeit
- Wöchentlicher Review durch Projektleiter
- Monatliche Auswertung der Projektzeiten
- Nachfassen bei Lücken
Häufige Fragen
Fazit
Die projektbezogene Zeiterfassung ist mehr als eine Ergänzung zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung. Sie liefert wertvolle Daten für die Kundenabrechnung, das Projektcontrolling und die Wirtschaftlichkeitsanalyse. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer einfachen Bedienung für die Mitarbeiter und einer klaren Projektstruktur für aussagekräftige Auswertungen.
Zeiterfassung starten
14 Tage kostenlos testen