Zeiterfassung im Arbeitsvertrag: Musterklauseln

Zeiterfassung im Arbeitsvertrag: Musterklauseln

Seit dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung ist die Erfassung der Arbeitszeit Pflicht für alle Arbeitgeber. Wie diese Pflicht im Arbeitsvertrag geregelt werden kann und welche Klauseln rechtssicher sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassungspflicht besteht kraft Gesetzes – eine vertragliche Regelung ist nicht zwingend
• Vertragliche Klauseln können Detailfragen regeln und für Klarheit sorgen
• Zu restriktive Klauseln können unwirksam sein
• Die Mitbestimmung des Betriebsrats bleibt unberührt
• Bestehende Verträge müssen nicht zwingend angepasst werden

Warum Zeiterfassung im Arbeitsvertrag regeln?

Gesetzliche Pflicht vs. vertragliche Vereinbarung

Die Pflicht zur Zeiterfassung ergibt sich direkt aus dem Gesetz – eine vertragliche Regelung ist daher nicht erforderlich, um die Pflicht zu begründen. Dennoch kann eine Klausel im Arbeitsvertrag sinnvoll sein:

• Klarstellung: Der Arbeitnehmer wird ausdrücklich auf seine Mitwirkungspflicht hingewiesen
• Detailregelungen: Konkrete Vorgaben zur Erfassungsmethode
• Sanktionsmöglichkeiten: Hinweis auf Konsequenzen bei Verstößen

Grenzen vertraglicher Regelungen

Arbeitsvertragliche Klauseln unterliegen der AGB-Kontrolle. Folgende Klauseln wären problematisch:

• Vollständiger Verzicht auf Zeiterfassung
• Einseitige Änderungsvorbehalte
• Unverhältnismäßige Sanktionen
• Benachteiligung gegenüber gesetzlichen Rechten

Musterklauseln für den Arbeitsvertrag

Grundlegende Zeiterfassungsklausel

Eine einfache Klausel zur Zeiterfassung könnte lauten:

§ X Arbeitszeiterfassung

(1) Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten in dem vom Arbeitgeber bereitgestellten Zeiterfassungssystem zu dokumentieren.

(2) Die Erfassung hat unverzüglich, spätestens am nächsten Arbeitstag zu erfolgen.

(3) Der Arbeitgeber stellt die erforderlichen technischen Mittel zur Zeiterfassung zur Verfügung.

Klausel mit Detailregelungen

Für eine ausführlichere Regelung:

§ X Arbeitszeiterfassung

(1) Der Arbeitnehmer erfasst seine tägliche Arbeitszeit mit dem vom Arbeitgeber bereitgestellten Zeiterfassungssystem. Zu erfassen sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten.

(2) Die Erfassung erfolgt arbeitstäglich. Bei technischen Störungen sind die Arbeitszeiten nachträglich, spätestens innerhalb von drei Arbeitstagen, zu erfassen.

(3) Korrekturen an bereits erfassten Zeiten bedürfen der Genehmigung durch den Vorgesetzten.

(4) Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Einsicht in seine erfassten Arbeitszeiten. Auf Wunsch erhält er eine monatliche Übersicht.

(5) Die Einzelheiten der Zeiterfassung ergeben sich aus der Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit [bzw. den Arbeitsanweisungen].

Klausel für Vertrauensarbeitszeit

Bei Vertrauensarbeitszeit:

§ X Arbeitszeit und Zeiterfassung

(1) Es gilt Vertrauensarbeitszeit. Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitszeit innerhalb des betrieblichen Rahmens frei einteilen.

(2) Die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, Pausen- und Ruhezeitregelungen sind einzuhalten.

(3) Der Arbeitnehmer dokumentiert seine Arbeitszeiten eigenverantwortlich im Zeiterfassungssystem. Die Erfassung dient der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und der Nachvollziehbarkeit.

(4) Der Arbeitgeber kann stichprobenartig die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften überprüfen.

Klauseln für besondere Situationen

Außendienst und mobile Arbeit

Für Außendienstmitarbeiter:

§ X Zeiterfassung im Außendienst

(1) Die Arbeitszeit ist auch bei Außendiensttätigkeiten vollständig zu erfassen. Die Erfassung erfolgt über die mobile Zeiterfassungs-App.

(2) Fahrzeiten zu Kunden und zwischen Kundenstandorten gelten als Arbeitszeit und sind entsprechend zu erfassen.

(3) Der Arbeitnehmer dokumentiert neben der Arbeitszeit auch den jeweiligen Arbeitsort.

Homeoffice

Für Homeoffice-Arbeit:

§ X Zeiterfassung im Homeoffice

(1) Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt auch bei Arbeit im Homeoffice.

(2) Der Arbeitnehmer erfasst Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten im bereitgestellten System.

(3) Die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten liegt in der Eigenverantwortung des Arbeitnehmers. Er hat sicherzustellen, dass diese nicht überschritten bzw. unterschritten werden.

Gleitzeit

Für Gleitzeitmodelle:

§ X Gleitzeitkonto

(1) Der Arbeitnehmer führt ein Gleitzeitkonto. Plus- und Minusstunden werden erfasst.

(2) Das Gleitzeitkonto darf einen Saldo von +40 Stunden nicht überschreiten und -20 Stunden nicht unterschreiten.

(3) Ein Überschreiten der Obergrenzen bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Vorgesetzten.

(4) Die Einzelheiten der Gleitzeit ergeben sich aus der Betriebsvereinbarung.

Klauseln zu Sanktionen

Hinweis auf Konsequenzen

Eine moderate Sanktionsklausel:

§ X Pflichten bei der Zeiterfassung

(1) Die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeit ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht.

(2) Wiederholte oder vorsätzliche Verstöße gegen die Erfassungspflicht können arbeitsrechtliche Maßnahmen bis hin zur Kündigung nach sich ziehen.

Grenzen von Sanktionsklauseln

Folgende Klauseln wären problematisch:

• Automatische Abmahnung bei jeder Erfassungslücke
• Gehaltskürzung bei nicht erfassten Zeiten
• Fristlose Kündigung bei einmaligem Verstoß
• Pauschalierter Schadensersatz

Verweis auf Betriebsvereinbarung

Kombination aus Vertrag und Betriebsvereinbarung

Oft ist es sinnvoll, im Arbeitsvertrag auf eine Betriebsvereinbarung zu verweisen:

§ X Arbeitszeit

(1) Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt [X] Stunden.

(2) Die Einzelheiten der Arbeitszeitgestaltung und Zeiterfassung ergeben sich aus der Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit in ihrer jeweils gültigen Fassung. Der Arbeitnehmer erklärt sich mit der Anwendung der Betriebsvereinbarung einverstanden.

Vorteile des Verweises

• Flexiblere Anpassungsmöglichkeiten
• Keine Änderungskündigung erforderlich
• Einheitliche Regelung für alle Mitarbeiter
• Mitbestimmung des Betriebsrats berücksichtigt

Bestehende Arbeitsverträge

Änderung erforderlich?

Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht zwingend angepasst werden:

• Die Zeiterfassungspflicht besteht kraft Gesetzes
• Der Arbeitgeber kann die Zeiterfassung durch Weisung anordnen
• Eine vertragliche Regelung kann ergänzend getroffen werden

Änderung bestehender Verträge

Wenn eine Anpassung gewünscht ist:

• Einvernehmliche Änderungsvereinbarung
• Bei Neueinstellungen: angepasste Vertragsvorlage
• Keine Änderungskündigung wegen Zeiterfassung

Häufige Fragen

Fazit

Arbeitsvertragliche Klauseln zur Zeiterfassung können für Klarheit sorgen und Detailfragen regeln. Sie sind jedoch nicht zwingend erforderlich, da die Zeiterfassungspflicht gesetzlich besteht. Bei der Formulierung ist auf Verhältnismäßigkeit und AGB-Konformität zu achten. In Unternehmen mit Betriebsrat bietet sich ein Verweis auf eine Betriebsvereinbarung an.