Betriebsprüfung: Zeiterfassung als Prüfungspunkt

Betriebsprüfung: Zeiterfassung als Prüfungspunkt

Betriebsprüfungen durch verschiedene Behörden gehören zum Unternehmensalltag. Die Zeiterfassung und Arbeitszeitdokumentation sind dabei regelmäßig Prüfungspunkte. Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Arbeitszeit schützt vor Nachzahlungen und Bußgeldern.

Das Wichtigste in Kürze

• Verschiedene Behörden prüfen die Zeiterfassung: Finanzkontrolle Schwarzarbeit, Gewerbeaufsicht, Deutsche Rentenversicherung
• Mängel bei der Zeiterfassung können zu Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro führen
• Fehlerhafte Dokumentation kann Nachzahlungen bei Sozialversicherungsbeiträgen auslösen
• Aufbewahrungsfristen von zwei bis zehn Jahren müssen eingehalten werden
• Gute Vorbereitung und ordnungsgemäße Systeme minimieren das Risiko

Prüfungsinstanzen und ihre Zuständigkeiten

Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS)

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls prüft die Einhaltung des Mindestlohngesetzes und der Dokumentationspflichten. Schwerpunkte:

• Einhaltung des Mindestlohns
• Korrekte Arbeitszeitdokumentation nach MiLoG
• Branchenspezifische Mindestlöhne
• Beschäftigung von Ausländern

Die FKS kann unangemeldet prüfen und hat weitreichende Befugnisse zur Einsichtnahme in Unterlagen.

Gewerbeaufsicht / Arbeitsschutzbehörde

Die Gewerbeaufsichtsämter der Länder prüfen die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes:

• Höchstarbeitszeiten
• Pausenregelungen
• Ruhezeiten
• Sonn- und Feiertagsarbeit

Deutsche Rentenversicherung

Bei der regulären Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung wird auch die Arbeitszeitdokumentation geprüft:

• Korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
• Abgrenzung von Beschäftigungsverhältnissen
• Einstufung von Minijobbern

Was wird bei der Zeiterfassung geprüft?

Formale Anforderungen

Die Prüfer kontrollieren zunächst die formalen Anforderungen:

Inhaltliche Anforderungen

Darüber hinaus wird der Inhalt der Zeiterfassung geprüft:

• Beginn und Ende: Tägliche Arbeitszeit korrekt erfasst
• Pausen: Gesetzliche Pausenzeiten eingetragen
• Überstunden: Mehrarbeit korrekt dokumentiert
• Sonn-/Feiertagsarbeit: Begründung und Genehmigung vorhanden

Plausibilitätsprüfung

Die Prüfer führen Plausibilitätskontrollen durch:

• Stimmen Arbeitszeiten mit Lohnabrechnungen überein?
• Passen Arbeitszeiten zu Produktionsdaten?
• Sind die erfassten Zeiten realistisch?
• Gibt es auffällige Muster (z.B. immer genau 8 Stunden)?

Branchenspezifische Prüfungsschwerpunkte

Baugewerbe

Im Baugewerbe gilt verschärfte Aufmerksamkeit:

• Erfassung auf verschiedenen Baustellen
• Dokumentation von Fahrzeiten
• Einhaltung branchenspezifischer Mindestlöhne
• Kontrolle von Subunternehmern

Gastronomie

Die Gastronomie ist eine der am häufigsten geprüften Branchen:

• Vollständige Erfassung aller Beschäftigten inkl. Aushilfen
• Korrekte Zuschlagsberechnung
• Dokumentation auch bei hohem Arbeitsaufkommen

Gebäudereinigung

In der Gebäudereinigung stehen im Fokus:

• Erfassung an wechselnden Einsatzorten
• Trennung von Einsatzzeiten und Fahrzeiten
• Mindestlohneinhaltung

Konsequenzen bei Mängeln

Bußgelder

Verstöße gegen die Dokumentationspflichten können zu erheblichen Bußgeldern führen:

Nachzahlungen

Bei Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung drohen Nachzahlungen:

• Sozialversicherungsbeiträge für die letzten vier Jahre
• Säumniszuschläge
• Zinsen

Können Arbeitszeiten nicht nachgewiesen werden, kann die Behörde schätzen – oft zum Nachteil des Arbeitgebers.

Strafrechtliche Konsequenzen

Bei systematischen Verstößen können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen:

• Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen (§ 266a StGB)
• Betrug (§ 263 StGB)
• Steuerhinterziehung

Vorbereitung auf Betriebsprüfungen

Regelmäßige Selbstkontrolle

Eine gute Vorbereitung beginnt mit regelmäßiger Selbstkontrolle:

• Monatliche Überprüfung der Zeiterfassungsdaten
• Abgleich mit Lohnabrechnungen
• Kontrolle auf Plausibilität
• Nachholung fehlender Einträge

Dokumentation in Ordnung bringen

Vor einer angekündigten Prüfung sollten Sie:

• Alle Unterlagen zusammenstellen
• Lücken identifizieren und dokumentieren
• Ansprechpartner benennen
• Zugang zu Systemen sicherstellen

Welche Unterlagen bereithalten?

Für eine Betriebsprüfung sollten folgende Unterlagen griffbereit sein:

• Zeiterfassungsdaten (digital oder ausgedruckt)
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitsverträge
• Überstundenvereinbarungen
• Genehmigungen für Sonn-/Feiertagsarbeit
• Betriebsvereinbarungen zur Arbeitszeit

Digitale Zeiterfassung als Vorteil

Vorteile bei Prüfungen

Eine digitale Zeiterfassung bietet bei Betriebsprüfungen erhebliche Vorteile:

• Schneller Zugriff auf alle Daten
• Filterung nach Zeiträumen und Mitarbeitern
• Automatische Auswertungen
• Nachweis der Unveränderbarkeit (Audit-Trail)
• Einfacher Export für Prüfer

Anforderungen an digitale Systeme

Damit digitale Zeiterfassung bei Prüfungen anerkannt wird, muss sie:

• Manipulationssicher sein
• Änderungen protokollieren
• Daten vollständig und richtig erfassen
• Auswertungen ermöglichen
• GoBD-konform sein (bei steuerlicher Relevanz)

Ablauf einer Betriebsprüfung

Ankündigung

Reguläre Betriebsprüfungen werden in der Regel angekündigt:

• Deutsche Rentenversicherung: Mehrere Wochen vorher
• Gewerbeaufsicht: In der Regel mit Vorlaufzeit

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kann jedoch auch unangekündigt erscheinen.

Durchführung

Der typische Ablauf:

1. Begrüßung und Vorstellung
2. Anforderung von Unterlagen
3. Einsichtnahme in Zeiterfassung
4. Stichproben und Plausibilitätsprüfung
5. Befragung von Mitarbeitern (möglich)
6. Abschlussgespräch

Mitwirkungspflichten

Als Arbeitgeber haben Sie Mitwirkungspflichten:

• Zutritt zum Betrieb gewähren
• Unterlagen vorlegen
• Auskünfte erteilen
• Zugang zu digitalen Systemen ermöglichen

Eine Verweigerung kann selbst bußgeldbewehrt sein.

Häufige Fragen

Fazit

Betriebsprüfungen zur Zeiterfassung sind keine Seltenheit und können erhebliche Konsequenzen haben. Eine ordnungsgemäße, vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeiten ist der beste Schutz. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern sowohl die tägliche Dokumentation als auch die Bereitstellung von Unterlagen bei Prüfungen.