Cloud Zeiterfassung: Vorteile einer webbasierten Lösung

Cloud Zeiterfassung: Vorteile einer webbasierten Lösung

Cloud-basierte Zeiterfassung hat sich zum Standard entwickelt. Webbasierte Lösungen bieten Flexibilität, automatische Updates und Zugriff von überall. Doch welche Vorteile bringt die Cloud konkret, und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Das Wichtigste in Kürze

• Cloud-Zeiterfassung funktioniert über den Browser – keine Softwareinstallation nötig
• Zugriff von überall: Büro, Homeoffice, mobil
• Automatische Updates und Wartung durch den Anbieter
• Skalierbar: Wächst mit dem Unternehmen
• Datenschutz: Auf DSGVO-konforme Anbieter achten

Was ist Cloud Zeiterfassung?

Definition

Cloud Zeiterfassung ist eine webbasierte Software zur Erfassung von Arbeitszeiten. Die Anwendung läuft auf Servern des Anbieters und wird über den Browser oder eine App genutzt. Die Daten werden in der Cloud gespeichert.

Abgrenzung zu On-Premise

SaaS-Modell

Die meisten Cloud-Zeiterfassungen folgen dem Software-as-a-Service (SaaS) Prinzip:

• Monatliche oder jährliche Abrechnung
• Pro Nutzer oder pro Unternehmen
• Alle Funktionen inklusive
• Updates automatisch enthalten

Vorteile der Cloud Zeiterfassung

Zugriff von überall

Der größte Vorteil: Die Zeiterfassung ist von jedem internetfähigen Gerät erreichbar.

• Im Büro am Desktop
• Im Homeoffice per Laptop
• Unterwegs per Smartphone-App
• Auf der Baustelle per Tablet

Ideal für verteilte Teams, mehrere Standorte oder Außendienst.

Keine IT-Infrastruktur nötig

Cloud-Lösungen ersparen:

• Eigene Server
• Serversoftware-Lizenzen
• IT-Personal für Wartung
• Backup-Systeme

Besonders für kleine Unternehmen ohne IT-Abteilung attraktiv.

Automatische Updates

Der Anbieter kümmert sich um:

• Neue Funktionen
• Sicherheitsupdates
• Anpassungen an Gesetzesänderungen
• Performance-Verbesserungen

Updates sind im Preis enthalten und werden automatisch eingespielt.

Skalierbarkeit

Die Cloud wächst mit:

• Einfach neue Nutzer hinzufügen
• Keine Hardware-Aufrüstung
• Flexible Anpassung an Unternehmensgröße
• Schnelle Inbetriebnahme für neue Standorte

Geringere Einstiegskosten

Im Vergleich zu On-Premise:

• Keine hohen Anfangsinvestitionen
• Vorhersehbare monatliche Kosten
• Keine versteckten Wartungskosten
• Inklusive Support

Sicherheit und Datenschutz

DSGVO-Konformität

Bei Arbeitszeitdaten handelt es sich um personenbezogene Daten. Achten Sie auf:

• Anbieter mit Sitz in der EU
• Rechenzentrum in Deutschland/EU
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• DSGVO-konforme Verarbeitung

Technische Sicherheit

Seriöse Anbieter bieten:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Regelmäßige Backups
• Redundante Infrastruktur
• ISO-Zertifizierungen

Zugriffskontrollen

Wichtige Sicherheitsfunktionen:

• Rollenbasierte Berechtigungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Passwortrichtlinien
• Protokollierung von Zugriffen

Nachteile und Risiken

Internetabhängigkeit

Cloud funktioniert nur mit Internetverbindung. Lösungen:

• Offline-Fähigkeit in Apps
• Lokale Zwischenspeicherung
• Synchronisation bei Wiederverbindung

Abhängigkeit vom Anbieter

Risiken:

• Anbieter stellt Dienst ein
• Preiserhöhungen
• Funktionsänderungen

Absicherung:

• Datenexportmöglichkeiten prüfen
• Vertragslaufzeiten beachten
• Renommierte Anbieter wählen

Laufende Kosten

Im Gegensatz zu Kaufsoftware entstehen dauerhafte Kosten. Bei langer Nutzungsdauer kann On-Premise günstiger sein – allerdings ohne die laufende Wartung und Updates.

Auswahlkriterien

Funktionsumfang

Prüfen Sie, ob die Lösung Ihre Anforderungen erfüllt:

• Arbeitszeitkonto
• Überstundenerfassung
• Urlaubsverwaltung
• Projekterfassung
• Mobile App
• Berichte und Auswertungen

Benutzerfreundlichkeit

Eine gute Cloud-Lösung zeichnet sich aus durch:

• Intuitive Oberfläche
• Schnelle Einarbeitung
• Responsive Design
• Mobile Optimierung
• Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern

Integrationen

Wichtige Schnittstellen:

• Lohnsoftware
• HR-Systeme
• Projektmanagement-Tools
• Kalender
• Single Sign-On (SSO)

Support und Service

Achten Sie auf:

• Deutschsprachiger Support
• Erreichbarkeit (Telefon, E-Mail, Chat)
• Reaktionszeiten
• Hilfe-Dokumentation
• Einführungsunterstützung

Cloud Zeiterfassung einführen

Vorbereitung

Vor der Einführung:

1. Anforderungen definieren
2. Anbieter vergleichen
3. Testphase nutzen
4. Datenschutz klären
5. Betriebsrat einbinden

Migration

Beim Wechsel von einem anderen System:

• Altdaten exportieren
• Import in neues System
• Parallelbetrieb während Übergang
• Schulung der Mitarbeiter

Rollout

Erfolgreiche Einführung:

• Pilotphase mit kleiner Gruppe
• Feedback sammeln
• Anpassungen vornehmen
• Schrittweise Ausweitung
• Kommunikation an alle Mitarbeiter

Häufige Fragen

Fazit

Cloud Zeiterfassung bietet für die meisten Unternehmen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Vorteile – Flexibilität, automatische Updates, kein IT-Aufwand – überwiegen für die meisten Anwendungsfälle. Achten Sie bei der Auswahl auf Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und passende Funktionen für Ihre Anforderungen.