Teilzeit Zeiterfassung: Besonderheiten und Pflichten

Teilzeit Zeiterfassung: Besonderheiten und Pflichten

Die Zeiterfassung für Teilzeitbeschäftigte unterliegt grundsätzlich denselben gesetzlichen Anforderungen wie für Vollzeitkräfte. Dennoch ergeben sich in der Praxis besondere Herausforderungen: variable Arbeitszeiten, unterschiedliche Schichtmodelle und die Koordination mit Vollzeitkollegen erfordern durchdachte Lösungen für eine rechtssichere Dokumentation.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassungspflicht gilt für Teilzeitbeschäftigte genauso wie für Vollzeitkräfte
• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren
• Teilzeitkräfte haben Anspruch auf anteilige Anwendung der Pausenregelungen
• Mehrarbeit über die vereinbarte Teilzeitarbeitszeit hinaus muss gesondert erfasst werden
• Flexible Arbeitszeitmodelle erfordern besondere Aufmerksamkeit bei der Dokumentation

Rechtlicher Rahmen der Zeiterfassung bei Teilzeit

BAG-Urteil und Zeiterfassungspflicht

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 zur Arbeitszeiterfassung gilt unterschiedslos für alle Beschäftigungsverhältnisse. Die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit erstreckt sich auf Vollzeit- und Teilzeitkräfte gleichermaßen. Eine Unterscheidung nach dem Umfang der vereinbarten Arbeitszeit kennt das Gesetz nicht.

Der Arbeitgeber muss ein System einrichten, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob ein Beschäftigter 40 Stunden pro Woche arbeitet oder nur zehn Stunden.

Teilzeit- und Befristungsgesetz

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) regelt die Rechte von Teilzeitbeschäftigten. Nach § 4 TzBfG dürfen Teilzeitkräfte nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitbeschäftigte. Dies gilt auch für die Arbeitszeiterfassung: Teilzeitkräfte haben das gleiche Recht auf eine ordnungsgemäße Dokumentation ihrer Arbeitszeit.

Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten gelten für Teilzeitbeschäftigte analog. Bei der Erfassung müssen diese Vorgaben berücksichtigt werden.

Besonderheiten bei der Arbeitszeiterfassung für Teilzeitkräfte

Variable Arbeitszeiten dokumentieren

Viele Teilzeitbeschäftigte arbeiten nicht an festen Tagen oder zu festen Uhrzeiten. Die Zeiterfassung muss diese Flexibilität abbilden können. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation aller geleisteten Arbeitsstunden, unabhängig davon, wann sie erbracht werden.

Bei variablen Arbeitszeiten empfiehlt sich ein System, das:

• Tägliche Arbeitszeiterfassung mit Beginn und Ende ermöglicht
• Abweichungen vom Regelarbeitsplan sichtbar macht
• Die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Wochenstunden nachweist
• Mehrarbeit automatisch kennzeichnet

Teilzeit und Schichtarbeit

Teilzeitkräfte im Schichtdienst stehen vor besonderen Herausforderungen. Die Ruhezeiten zwischen Schichten von mindestens elf Stunden müssen eingehalten und dokumentiert werden – auch wenn die einzelnen Schichten kürzer sind als bei Vollzeitkräften.

Die Zeiterfassung sollte automatisch prüfen, ob die gesetzlichen Ruhezeiten gewahrt werden. Gerade bei kurzfristigen Schichtänderungen können sonst Verstöße entstehen, die bei einer Betriebsprüfung auffallen.

Mehrarbeit und Überstunden bei Teilzeit

Ein häufiger Fehler in der Praxis: Arbeitgeber erfassen Mehrarbeit von Teilzeitkräften nicht korrekt. Wenn eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden an einem Tag acht Stunden arbeitet statt der vereinbarten vier, liegt Mehrarbeit vor.

Diese Mehrarbeit ist:

• Vollständig zu dokumentieren
• Vom regulären Arbeitszeitkonto zu unterscheiden
• Bei der Berechnung von Zuschlägen zu berücksichtigen

Die Zeiterfassung muss zwischen vertraglich geschuldeter Arbeitszeit und zusätzlich geleisteten Stunden unterscheiden können. Nur so können Ansprüche auf Überstundenausgleich nachvollzogen werden.

Pausenregelungen für Teilzeitbeschäftigte

Gesetzliche Pausenpflichten

Die Pausenregelungen des Arbeitszeitgesetzes gelten auch für Teilzeitkräfte. Die Pausenpflicht knüpft an die tatsächliche tägliche Arbeitszeit an:

Arbeitet eine Teilzeitkraft an einem Tag länger als sechs Stunden, greift die Pausenpflicht. Die Zeiterfassung muss diese Pausen korrekt erfassen und von der Arbeitszeit abziehen.

Praxis der Pausenerfassung

Viele Teilzeitkräfte arbeiten täglich weniger als sechs Stunden und sind daher nicht zur Pause verpflichtet. Macht die Teilzeitkraft dennoch freiwillig eine Pause, sollte diese erfasst werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Arbeitgeber sollten in der Zeiterfassung folgende Optionen vorsehen:

• Automatische Pausenabzüge bei Überschreiten von sechs Stunden
• Manuelle Pauseneingabe für freiwillige Pausen
• Hinweis bei fehlender Pausenbuchung bei pausenpflichtigen Arbeitstagen

Praktische Umsetzung der Zeiterfassung

Digitale Zeiterfassungssysteme für Teilzeitkräfte

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten spezielle Funktionen für die Erfassung von Teilzeitarbeit. Sie ermöglichen die Hinterlegung individueller Arbeitszeitmodelle und erkennen automatisch Abweichungen.

Wichtige Funktionen für Teilzeiterfassung:

• Individuelle Soll-Stunden pro Tag und Woche
• Automatische Berechnung von Plus- und Minusstunden
• Warnung bei Überschreitung der vereinbarten Arbeitszeit
• Separate Auswertung nach Vertragsmodell

Eine Zeiterfassungs-App eignet sich besonders für Teilzeitkräfte, die an wechselnden Arbeitsorten tätig sind oder flexible Arbeitszeiten haben.

Arbeitszeitkonten für Teilzeit

Ein Arbeitszeitkonto hilft, Schwankungen in der Arbeitszeit von Teilzeitkräften auszugleichen. Die Zeiterfassung sollte das Konto automatisch führen und den aktuellen Stand jederzeit ausweisen.

Besonderheiten bei Teilzeit-Arbeitszeitkonten:

• Grenzen für Zeitguthaben und Zeitschulden festlegen
• Ausgleichszeiträume definieren
• Verfall von Guthaben regeln
• Übertrag ins neue Jahr klären

Sonderfälle bei der Teilzeit-Zeiterfassung

Teilzeit im Homeoffice

Arbeitet eine Teilzeitkraft im Homeoffice, gelten dieselben Erfassungspflichten wie bei Anwesenheit im Betrieb. Die Zeiterfassung muss auch von zuhause aus möglich sein.

Bei Teilzeit im Homeoffice ist besonders auf die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten zu achten. Die räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben kann bei Teilzeitkräften zu ungeplanter Mehrarbeit führen, die dokumentiert werden muss.

Jobsharing und Zeiterfassung

Beim Jobsharing teilen sich mehrere Teilzeitkräfte eine Vollzeitstelle. Die Zeiterfassung muss hier besonders sorgfältig erfolgen:

• Übergabezeiten zwischen den Jobsharern erfassen
• Gemeinsame Arbeitszeiten dokumentieren
• Individuelle Arbeitszeiten getrennt ausweisen
• Vertretungsregelungen nachvollziehbar machen

Geringfügige Beschäftigung

Für Minijobber gelten zusätzliche Dokumentationspflichten. Die Zeiterfassung muss die Einhaltung der Verdienstgrenzen unterstützen und bei drohender Überschreitung warnen.

Häufige Fehler bei der Teilzeit-Zeiterfassung

Unzureichende Dokumentation

Viele Arbeitgeber unterschätzen den Dokumentationsaufwand bei Teilzeitkräften. Häufige Fehler:

• Keine tägliche Erfassung bei variablen Arbeitszeiten
• Fehlende Unterscheidung zwischen regulärer Arbeitszeit und Mehrarbeit
• Pausenzeiten werden nicht korrekt erfasst
• Arbeitszeiten werden nur wöchentlich statt täglich dokumentiert

Falsche Zuordnung von Arbeitsstunden

Bei mehreren Teilzeitkräften im gleichen Bereich kommt es vor, dass Arbeitszeiten falsch zugeordnet werden. Dies kann zu Fehlern bei der Lohnabrechnung und rechtlichen Problemen führen.

Die Zeiterfassung sollte eine eindeutige Zuordnung gewährleisten, etwa durch:

• Persönliche Zugangsdaten oder Karten
• Biometrische Identifikation
• Fotoverifikation bei mobiler Erfassung

Rechte der Teilzeitkräfte bei der Zeiterfassung

Einsichtsrecht

Teilzeitbeschäftigte haben das Recht, ihre erfassten Arbeitszeiten einzusehen. Dies folgt aus dem arbeitsrechtlichen Auskunftsanspruch und dem Datenschutzrecht.

Die Zeiterfassung sollte Teilzeitkräften ermöglichen:

• Eigene Arbeitszeiten jederzeit einzusehen
• Korrekturen zu beantragen
• Arbeitszeitkontostand abzurufen
• Auswertungen zu exportieren

Mitbestimmung durch den Betriebsrat

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, hat dieser bei der Einführung und Ausgestaltung der Zeiterfassung mitzubestimmen. Dies schließt besondere Regelungen für Teilzeitkräfte ein.

Der Betriebsrat achtet dabei auf:

• Gleichbehandlung von Teilzeit- und Vollzeitkräften
• Angemessene technische Lösungen für verschiedene Arbeitszeitmodelle
• Schutz der Arbeitnehmerdaten
• Praktikable Regelungen für den Arbeitsalltag

Häufige Fragen

Fazit

Die Zeiterfassung für Teilzeitbeschäftigte folgt denselben rechtlichen Grundsätzen wie für Vollzeitkräfte. Die praktische Umsetzung erfordert jedoch besondere Aufmerksamkeit: Variable Arbeitszeiten, unterschiedliche Pausenregelungen und die korrekte Erfassung von Mehrarbeit stellen spezielle Anforderungen an das Zeiterfassungssystem. Mit einem durchdachten digitalen System lassen sich diese Herausforderungen meistern und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.